こんにちは。高知県高知市を中心にオフィス環境作りのサポートをしている、高知オフィス作り.comです。
近年、企業では社員同士が意見を出し合い、課題を解決したり、新しいアイデアを生み出したりする「グループワーク」の重要性が高まっています。
グループワークというと、研修や社員教育のために行うものというイメージがありますが、実際には新商品の企画や業務改善、社内プロジェクトなど、日常のさまざまな場面で活用されています。
そこで今回は、グループワークをより活発にするためのオフィスづくりについてご紹介します。
■ グループワークには「話しやすい環境」が重要
グループワークでは、参加者が自由に意見を出し合える環境が大切です。
しかし、一般的な会議室では、机や椅子の配置が固定されていたり、参加者が発言する順番を待つような形式になったりすることで、活発な意見交換が難しい場合があります。
特に、
- 普段あまり話さない社員が発言しにくい
- 部署や役職の違いから意見を出しづらい
- 一部の社員だけで話が進んでしまう
- アイデアを書き出したり共有したりする場所がない
といった状況では、せっかくグループワークを実施しても十分な効果を得られない可能性があります。
そこで重要になるのが、「自然に人が集まり、気軽に意見を出せる空間」です。
■ 「会議室」だけではないコミュニケーションスペース
これまでのオフィスでは、複数人で話し合う場所として「会議室」を設けることが一般的でした。
しかし現在は、目的や人数に応じてさまざまなコミュニケーションスペースを設けるオフィスも増えています。
例えば、
- 4～6人程度で利用できるミーティングスペース
- ホワイトボードを使ってアイデアを書き出せるスペース
- 大型モニターを使って資料を共有できるスペース
- カフェのような雰囲気で気軽に話せるスペース
- ソファなどを配置したリラックススペース
などがあります。
重要なのは、単に「会議をする部屋」をつくるのではなく、「社員が集まって一緒に考えるための場所」をつくることです。
■ ホワイトボードやモニターでアイデアを「見える化」
グループワークでは、参加者の頭の中にあるアイデアを見える形にすることも重要です。
例えば、ホワイトボードを活用して、
「現在の問題点」
↓
「改善するためのアイデア」
↓
「実現するために必要なこと」
というように情報を整理していくことで、参加者全員が同じ情報を共有できます。
また、大型モニターや電子ホワイトボードを活用すれば、パソコンの画面や資料、Webサイト、画像などを表示しながら話し合うこともできます。
紙の資料だけでは伝わりにくい内容も、その場で画面を共有することで、よりスムーズな意見交換につながります。
■ グループワークに適したオフィス家具とは？
グループワークを行うスペースでは、家具選びも重要なポイントです。
例えば、参加者同士が向かい合って座れるテーブルを配置することで、自然なコミュニケーションが生まれやすくなります。
また、キャスター付きのテーブルやチェアを採用すれば、人数や用途に合わせてレイアウトを変更することも可能です。
例えば、
4人でグループワークを行う
↓
8～10人で社内研修を行う
↓
少人数の打ち合わせに利用する
というように、同じスペースを用途に応じて柔軟に使い分けることができます。
固定されたレイアウトではなく、「働き方に合わせて変えられるオフィス」をつくることがポイントです。
■ 「集まる場所」と「集中する場所」を両立する
グループワークができる場所を増やせば、それだけで良いオフィスになるわけではありません。
社員が一人で集中して仕事をするためのスペースも必要です。
例えば、
コミュニケーションスペース
・グループワーク
・ミーティング
・情報共有
・アイデア出し
集中スペース
・資料作成
・オンライン会議
・電話
・集中して行う個人作業
というように、目的に応じて場所を使い分けられる環境をつくることが重要です。
オフィス内に「集まる場所」と「集中する場所」の両方を設けることで、社員一人ひとりが仕事内容に合わせて働く場所を選択できるようになります。
■ グループワークを取り入れることで期待できる効果
グループワークを行いやすい環境を整えることで、次のような効果が期待できます。
① 社員同士のコミュニケーション活性化
部署や役職を越えて話し合う機会が増えることで、普段の業務では接点の少ない社員同士のコミュニケーションにつながります。
② 新しいアイデアが生まれやすくなる
一人で考えるだけではなく、複数の社員が意見を出し合うことで、新しい視点やアイデアが生まれるきっかけになります。
③ 業務改善につながる
現場で働く社員が業務上の課題を共有することで、普段は気づきにくい問題点を発見し、改善策を考えることができます。
④ 社員が主体的に考える機会が増える
上司から指示を受けるだけではなく、社員自身が意見を出し、考える機会をつくることで、主体的な仕事への意識にもつながります。
■ まとめ
これからのオフィスは、単に「机と椅子を並べて仕事をする場所」ではありません。
社員が一人で集中する場所。
少人数で相談する場所。
部署を越えてアイデアを出す場所。
リラックスしながらコミュニケーションする場所。
それぞれの目的に合わせて空間を使い分けることで、オフィスそのものが社員の働き方をサポートする環境になります。
グループワークを活発にするためにも、まずは「話し合いたくなる場所」「自然に集まりたくなる場所」をオフィスの中につくってみてはいかがでしょうか。
会議室のレイアウト変更やミーティングスペースの新設、ホワイトボード・大型モニターの導入、オフィス家具の入れ替えなど、ちょっとした環境改善から始めることも可能です。
「社員が自然に集まるオフィスにしたい」
「グループワークがしやすいスペースをつくりたい」
「会議室をもっと有効活用したい」
「社員同士のコミュニケーションを活性化したい」
このようなお悩みがございましたら、ぜひ高知オフィス作り.comへご相談ください。
高知県でのオフィス移転、レイアウト変更、オフィス家具購入、働きやすい環境づくりのご相談は、高知オフィス作り.comにお任せください。